Le temps des chemises cartonnées

Il fut un temps où toute la partie administrative de l’entreprise était régie par une personne ou une équipe dédiée. Ce temps n’est plus… mais les tâches, elles, sont restées et elles sont pour le moins chronophages. No panic !

Souvenez-vous : dans la boîte de papa, il y avait toujours une personne ou un pool de personnes dédiées aux sombres activités papier. Ces aimables personnes, dévouées corps et âmes à ces tâches, étaient seules à détenir les secrets qui régissaient la présentation des devis, le classement des chemises ou l’emploi du temps de chacun.

Dans l’entreprise d’aujourd’hui, ces postes ont bien souvent disparu et ces tâches sont assurées au mieux par l’ensemble des collaborateurs et collaboratrices, au pire par le dirigeant ou la dirigeante. Comme « la paperasserie » n’est pas leur cœur de métier, ils y perdent du temps, de l’énergie, se trompent parfois… Tout cela au détriment de la valeur ajoutée qu’ils pourraient vraiment apporter… Quelques conseils pour gagner en productivité ?

1 NUMÉRISER

Le temps des chemises est révolu. Vous économiserez du papier, des timbres, de la place… Bienvenue aux clics.

2 PARTAGER

Les données nécessaires au traitement de votre paperasse doivent être accessibles à la lecture et aux modifications, aux autres membres de l’entreprise, facilement et rapidement.

3 HARMONISER

Un modèle de facture, un modèle de devis, etc. Pas d’improvisation ou d’interprétation personnelle ! #Process

4 RANGER

Une belle arborescence, élaborée ensemble, en tenant compte des besoins de chacun… Vous verrez, c’est très satisfaisant.

La configuration et les outils actuels des entreprises ont permis de réduire les temps dédiés à la paperasse. Mais elle n’a pas disparu pour autant… Elle s’est juste cachée dans les caves des entreprises pour apparaître sur les écrans des ordinateurs. Et ça change tout !

L’avis de l’expert